Exemple de formation : Excel & Google Sheets
Passer aisément de Excel
à Google Sheets
Plus proche du Web, plus facilement intégrée au monde Google et gratuite, Google Sheets a conquis un public plus large au sein des entreprises, au point de détrôner parfois Excel, sous réserver de prendre de nouvelles habitudes.
Le contexte de la formation
Dans un environnement professionnel où les données sont souvent manipulées sous forme de tableaux, savoir utiliser un tableur est essentiel pour être efficace dans la gestion et l'analyse des informations. Google Sheets, intégré à Google Workspace, n'a plus guère à envier à Excel et s'offre comme une alternative crédible et (pour commencer) gratuite.
Cette formation permet d'abord d'apprendre à structurer un tableau, à appliquer des formats et à effectuer des calculs de base.
Elle permet ensuite de passer d'un usage « basique » à une utilisation plus avancée, en mettant l’accent sur des fonctions spécifiques, la structuration des données, et l’analyse via des tableaux croisés dynamiques.
Public cible
Cette formation s’adresse principalement aux dirigeants de PME et TPE, ainsi qu'à tout collaborateur amené à utiliser l'un ou l'autre de ces 2 tableurs (Excel, Google Sheets).
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
-
Mettre en forme et imprimer des tableaux.
-
Réaliser des calculs simples (sommes, pourcentages, etc.).
-
Utiliser des fonctionnalités avancées de Google Sheets (filtrage, tableaux dynamiques, fonctions complexes).
-
Structurer efficacement leurs données sous forme de tableaux.
-
Utiliser des fonctions logiques et conditionnelles (SI, RechercheX, etc.).
-
Mettre en forme des données selon des règles dynamiques.
-
Créer et personnaliser des tableaux croisés dynamiques.
Prérequis
Cette formation s’adresse à des utilisateurs ayant déjà une première expérience avec Excel ou Google Sheets et souhaitant approfondir leur maîtrise de l’outil pour gagner en efficacité.
Il convient aussi de savoir manipuler un ordinateur et maitriser les bases de la navigation web.
Résultats concrets
Selon la situation de l’entreprise, la formation permet en particulier :
- de reporter en l'état et au format Google Sheets certains tableaux Excel existants,
- de gérer le partage des documents Google Sheets nouvellement créés avec d'autres collaborateurs,
- de maintenir dans Google Sheets des calculs et fonctionnalités couvertes initialement dans Excel,
- de tirer parti de fonctionnalités propres à Google Sheets.
Les participants repartent avec des actions concrètes directement applicables.
Programme de formation (1 journée)
Accueil et cadrage
- Présentation des participants
- Analyse des attentes et des objectifs
- Présentation du programme détaillé.
Module 1 - Prendre ses marques
- Découverte de l’interface ; vocabulaire associé (classeur, feuille, commande, etc)
- Créer un classeur, le renommer, le dupliquer.
- Ajouter ou supprimer des onglets.
- Saisir dans un tableau
- Sélection (multiple) de cellules ; raccourcis claviers de Google Sheets.
- Format du contenu de cellule ; écrire sur plusieurs lignes dans une même cellule ; gérer le dépassement.
- Mettre en forme des cellules (alignement, couleurs, couleurs en alternance, bordure, etc) ; recopier le style.
- Définir une zone à imprimer.
- Effectuer les réglages utiles avant impression.
Module 2 - Les calculs (simples)
- Formalisme des calculs, fonction de calculs.
- Totaliser colonne et ligne.
- Réaliser des calculs arithmétiques (HT / TVA, …)
Module 3 - "Vrais" tableaux
- Rassembler des plages distinctes ; importer des données dans Google Sheets (IMPORTRANGE).
- Convertir en tableau ; filtrage, vue filtrée, regroupement.
- L’adressage des cellules dans un (vrai) tableau.
- Extraire uniquement les lignes et colonnes souhaitées (FILTER)
Module 4 - Utiliser les fonctions Google Sheets
- Rappel concernant les fonctions et l’aide en ligne Google
- Imbriquer des fonctions (notamment SI())
- Florilège de fonctions parmi les plus importantes : RechercheX() …
- Jouer avec les « chips » : case à cocher et fonction SI()
Module 5 - S'initier aux Tableaux Croisés Dynamiques
- Générer un tableau croisé dynamique, le formater.
- Ajouter des colonnes exprimant des % ou des calculs sur les données existantes.
Module 6 - Exploiter les mises en forme conditionnelles
- Mettre en forme automatiquement des cellules sur la base d’un critère.
- Mise en forme automatique utilisant une formule.
Conclusion
- Synthèse des travaux réalisés.
- Définition des priorités d’action.
- Évaluations.
- Échanges avec les participants.
Format de la formation
- Formation intra-entreprise.
- Réalisable en présentiel ou à distance.
- Groupes limités à 6 participants maximum.
- Travail sur vos classeurs et contenus de l’entreprise.
Méthode pédagogique
La formation repose sur une approche learning by doing.
Les participants travaillent directement sur leurs documents.
Cette approche permet d’obtenir des résultats concrets pendant la formation.
Equipements nécessaires
Chaque participant doit disposer :
- d’un ordinateur portable ou de bureau,
- d’un accès Internet,
- de l'accès à ses documents de travail.
Tarifs
Le tarif dépend :
- de la durée du programme,
- du nombre de participants,
- des objectifs définis avec l’entreprise.
Un devis est établi après échange préalable.
Déroulement
La formation se déroule généralement sur 1 jour (au besoin en 2 demi-journées), selon un calendrier défini avec l’entreprise.
Le programme peut être ajusté en fonction :
- du niveau des participants,
- des besoins des participants,
- des priorités de l’entreprise.
Evaluation des acquis
Les acquis sont évalués :
- par les travaux réalisés pendant la formation,
- par un échange de synthèse avec les participants.
Une évaluation de la formation est également réalisée à l’issue du programme.
Formalisation
Une attestation de réalisation de la formation est remise à chaque participant.
Une feuille d'émargement est également régularisée par les participants.
Une formation adaptée à votre contexte
- Chaque entreprise a ses spécificités.
- Les formations sont construites autour de vos enjeux réels, et non sur un programme standardisé.
- Cette approche permet d’obtenir des résultats concrets et directement applicables.
Analysons votre activité et vos objectifs afin de construire un programme de formation réellement utile pour vous et votre entreprise.
Premier échange sans engagement